Pasienten ringer når det gjør vondt – ikke bare når telefonen er åpen
Klokka åtte fylles telefonkøen, mens helsesekretæren tar imot pasienter i skranken. Den virtuelle resepsjonisten svarer på hver samtale, booker timer, minner pasientene på avtalen og setter det som haster rett over til dere.
- Svarer døgnet rundt
- 35+ språk
- Behold nummeret dere har i dag
Dette kjenner alle i en travel skranke igjen
Køen klokka åtte
Mange ringer i det telefonen åpner. Linjen er opptatt, og noen gir opp før de kommer gjennom.
Glemte timer
Pasienten glemmer timen eller rekker ikke å avbestille i tide – og en time som kunne gått til en annen, står ubrukt.
De samme spørsmålene hele dagen
Tar legen nye pasienter? Hva koster en time hos tannlegen? Kan jeg fornye resepten? Hvert spørsmål tar tid fra pasienten som står foran deg.
Henvendelser utenom åpningstid
Tannverk en lørdagskveld eller spørsmål om prøvesvar på en søndag. Uten svar leter pasienten et annet sted.
Dette tar den virtuelle resepsjonisten seg av
- Booker, flytter og avbestiller timer etter deres regler
- Finner ledige timer i kalenderen dere har koblet til
- Sender påminnelse om timen på SMS eller WhatsApp
- Svarer på spørsmål om priser, egenandeler og veibeskrivelse
- Noterer forespørsler om reseptfornyelse til legen
- Viser til Helsenorge for det dere vil at pasientene skal ordne der
- Setter hastesaker rett over til personalet
- Snakker med pasientene på deres eget språk
Slik kan samtalene høres ut
Eksempler på situasjoner resepsjonisten håndterer etter reglene dere har bestemt.
Tannverk på lørdag
«Hei, jeg har hatt skikkelig vondt i en tann siden i går. Er det mulig å komme inn i dag?»
Resepsjonisten spør hvor lenge smerten har vart og om det er hevelse, finner første ledige akutt-time og booker den med en gang.
Pasienten får bekreftelse på SMS, og tannlegen får et notat om plagene.
Ny pasient hos fastlegen
«Jeg har nettopp flyttet hit. Tar legen imot nye pasienter?»
Svarer slik dere har bestemt: om fastlegen har ledig plass på listen, at bytte av fastlege gjøres på Helsenorge, og hva pasienten kan gjøre frem til byttet er registrert.
Helsesekretæren slipper å forklare det samme mange ganger om dagen.
Avbestilling klokka halv sju
«Jeg må avlyse timen i morgen, barnet mitt er sykt.»
Tar imot avbestillingen, frigjør timen i kalenderen og foreslår noen nye tidspunkter.
Den ledige timen kan gå til en annen pasient før kontoret åpner.
Slik fungerer det i praksis
Kalenderen dere allerede bruker
Fungerer med kalendere som Google Calendar, Outlook 365 og Calendly. Hvordan den kobles til systemet deres, avklarer vi ved oppstart.
Det som haster, går først
Resepsjonisten stiller ingen diagnoser. Høres samtalen alvorlig ut, settes den over til personalet. Ved fare for liv henvises det til 113, og utenom åpningstid til legevakten på 116 117.
35+ språk
Pasienter som snakker polsk, engelsk, arabisk eller ukrainsk, får svar på sitt eget språk – uten tastevalg.
Pasientopplysninger under kontroll
Dere bestemmer hva resepsjonisten spør om og hva som noteres. Hvordan personopplysninger behandles, står på GDPR-siden.
Mer om koblinger til kalendere og systemer: integrasjoner · personvern: GDPR
Ofte stilte spørsmål
Gir den virtuelle resepsjonisten medisinske råd?
Nei. Den booker timer, svarer på praktiske spørsmål og gir beskjed videre til personalet. Ved symptomer som kan være livstruende, henviser den til 113.
Passer det både for fastleger og private klinikker?
Ja. Ved oppstart beskriver vi hvordan dere jobber: hvilke timer som kan bookes på telefon, hva pasientene skal ordne på Helsenorge, hvilke priser som gjelder og hvordan resepsjonisten skal svare på spørsmål om ventetid.
Kan den fornye resepter?
Nei, den skriver ikke ut resepter. Den tar imot forespørselen, noterer legemiddel og kontaktinformasjon, og legen får det som et ferdig notat – eller den viser til Helsenorge, hvis det er slik dere vil ha det.
Hva om pasienten vil snakke med et menneske?
Da settes samtalen over til nummeret dere har valgt. Kan ingen ta den, noteres en forespørsel om å bli ringt opp, med et kort sammendrag av saken.
Beholder vi telefonnummeret vi har i dag?
Ja. Vanligvis settes det opp viderekobling fra nummeret dere allerede har – for eksempel når linjen er opptatt, etter noen ring eller utenom åpningstid.
Ingen pasient skal møte opptattsignal igjen
Book en demo, så viser vi hvordan resepsjonisten fører samtalene på deres kontor.