Resepsjonen er åpen hele døgnet – også når vertskapet sover
På et lite hotell i fjellet eller et gjestehus ved fjorden er resepsjonen ofte eieren selv, som akkurat nå dekker frokostbordet eller gjør klar rom. Den virtuelle resepsjonisten svarer når som helst, tar seg av spørsmål fra gjestene og tar imot forespørsler om direktebestilling.
- Svarer døgnet rundt
- 35+ språk
- Behold nummeret dere har i dag
Hvorfor telefonen på et overnattingssted aldri bør være stille
Den som ikke kommer gjennom, bestiller et annet sted
Gjester som ringer om ledige rom, har som regel flere alternativer åpne. Et ubesvart anrop er ofte en tapt bestilling.
Provisjon til bookingportaler
Hver gjest som bestiller direkte over telefon i stedet for gjennom en portal, er en bestilling uten provisjon til mellomleddet.
Sene ankomster
Fergen er forsinket, gjesten er fremme halv tolv og lurer på hvordan de kommer inn og hvor de kan parkere. Noen må svare.
Gjester fra hele verden
Tyske bobilturister, svenske skiturister og amerikanske fjordturister – alle vil gjerne spørre på sitt eget språk.
Dette tar den virtuelle resepsjonisten seg av
- Tar imot forespørsler om ledige rom og datoer
- Samler inn opplysningene til en direktebestilling
- Forklarer innsjekk, sen ankomst og utsjekk
- Svarer på spørsmål om parkering, frokost, elbillading og kjæledyr
- Hjelper gjester som har bestilt via portaler som Booking.com
- Gir veibeskrivelse og tips om turer og aktiviteter dere anbefaler
- Tar imot forespørsler om grupper, bryllup, kurs og konferanser
- Snakker med gjestene på 35+ språk
Slik kan samtalene høres ut
Eksempler på situasjoner resepsjonisten håndterer etter reglene dere har bestemt.
Helgetur med hund
«Har dere et dobbeltrom ledig fra fredag til søndag? Vi har med hund.»
Resepsjonisten sjekker reglene for kjæledyr, oppgir pris etter prislisten deres og samler inn opplysningene til en direktebestilling.
Dere får alle opplysningene samlet, og gjesten får bekreftelse på SMS eller e-post.
Ankomst etter midnatt
«Vi er ikke fremme før rundt midnatt. Er det noen som kan slippe oss inn?»
Forklarer rutinen for sen innsjekk som dere har bestemt: nøkkelboks med kode, romnummer på SMS eller et vakttelefonnummer.
Gjesten kommer trygt frem, og dere slipper å sitte oppe ved telefonen.
Gjest fra Tyskland
«Guten Tag, kann ich bei Ihnen mein Elektroauto laden?»
Kjenner igjen språket og svarer på tysk: om det finnes ladere, hva det koster og hvor de står.
Samtalen kommer til dere som et kort sammendrag på norsk.
Slik fungerer det i praksis
Døgnet rundt, alle dager
Også i påsken, i fellesferien og midt i høysesongen, når telefonen ringer mest.
35+ språk
Språket til den som ringer, gjenkjennes automatisk i løpet av de første ordene.
Bekreftelse på SMS og WhatsApp
Etter samtalen kan gjesten få en melding med opplysninger, veibeskrivelse eller instruks for innsjekk.
Sammendrag av hver samtale
Dere ser hvem som ringte, hva de spurte om og hva de trenger – uten å lytte gjennom opptak.
Mer om koblinger til kalendere og systemer: integrasjoner · personvern: GDPR
Ofte stilte spørsmål
Ser resepsjonisten hvilke rom som er ledige?
Den kan det, hvis vi kobler den til bookingsystemet eller kalenderen deres – blant integrasjonene finnes blant annet Mews, Cloudbeds og Opera PMS. Uten kobling tar den imot forespørselen med datoer og antall gjester, og dere bekrefter selv.
Hjelper den gjester som har bestilt via en portal?
Ja. Den svarer på spørsmål om innsjekk, parkering og frokost uansett hvor gjesten har bestilt oppholdet.
Passer det for et lite gjestehus eller hytteutleie?
Det er nettopp der den gjør mest nytte – når én eller to personer driver hele stedet og ikke alltid kan ta telefonen.
Hva med klager og akutte situasjoner?
Slike saker settes rett over til nummeret dere har valgt, eller noteres og merkes som hastesak.
Beholder vi telefonnummeret vi har i dag?
Ja. Vanligvis settes det opp viderekobling fra nummeret dere allerede har – for eksempel når linjen er opptatt, etter noen ring eller utenom åpningstid.
Hver samtale er en mulig bestilling
Book en demo og se hvordan resepsjonisten tar imot gjestene deres på telefon.