Advokaten sitter i retten – den nye klienten blir likevel tatt imot
Den som ringer et advokatkontor, står ofte midt i noe vanskelig: en oppsigelse, en skilsmisse, et arveoppgjør. Den virtuelle resepsjonisten svarer rolig og diskret, noterer hva saken gjelder og booker en første samtale med riktig advokat.
- Svarer døgnet rundt
- 35+ språk
- Behold nummeret dere har i dag
Hvorfor den første samtalen er så viktig
En ny klient ringer sjelden to ganger
Den som trenger advokat, ringer ofte flere kontorer. Den som svarer først, får gjerne oppdraget.
Advokatene er opptatt
Møter, rettsdager og fordypningsarbeid gjør at telefonen ofte blir stående ubesvart.
Ikke alle henvendelser passer
Noen gjelder rettsområder dere ikke arbeider med. Å sortere dem tar tid fra det som betyr noe.
Fortrolighet fra første ord
Klienter forventer at henvendelsen behandles diskret helt fra første samtale.
Dette tar den virtuelle resepsjonisten seg av
- Tar imot nye henvendelser og noterer hva saken gjelder
- Sorterer etter rettsområde, for eksempel arbeidsrett, familierett eller fast eiendom
- Booker første samtale i kalenderen til riktig advokat
- Svarer på spørsmål om timepris og fri rettshjelp etter deres retningslinjer
- Tar imot beskjeder fra eksisterende klienter
- Noterer navn på motpart, så dere kan sjekke interessekonflikt
- Setter saker med korte frister rett over til advokaten
- Snakker med klienter på deres eget språk
Slik kan samtalene høres ut
Eksempler på situasjoner resepsjonisten håndterer etter reglene dere har bestemt.
Oppsigelse
«Jeg har fått oppsigelse, og jeg tror ikke den er rettferdig. Kan jeg få snakke med en advokat?»
Spør kort hva saken gjelder og når oppsigelsen kom – fordi det kan løpe frister – og booker en første samtale med en advokat som arbeider med arbeidsrett.
Advokaten får et kort sammendrag før samtalen.
Fri rettshjelp
«Har jeg krav på fri rettshjelp?»
Gir ingen juridisk vurdering, men forklarer det dere har bestemt – for eksempel at inntekt og type sak har betydning – og booker en samtale der advokaten kan se på saken.
Klienten vet hva som skjer videre, og advokaten slipper å bruke tid på den første avklaringen.
Eksisterende klient
«Jeg venter på svar fra advokaten min. Kan hun ringe meg?»
Tar imot beskjeden, noterer navn og saksnummer og sender den til riktig advokat.
Ingen beskjeder forsvinner på en gul lapp.
Slik fungerer det i praksis
Sortering av henvendelser
Dere bestemmer hvilke rettsområder dere tar, og hvordan andre henvendelser skal håndteres.
Kalenderen dere bruker
Fungerer med Google Calendar, Outlook 365, Calendly og Cal.com.
Diskret håndtering
Resepsjonisten gir ingen juridiske råd og spør bare om det dere har bestemt. Mer om personvern står på GDPR-siden.
Sammendrag etter hver samtale
Advokaten får navn, kontaktinformasjon og en kort beskrivelse av saken på e-post og SMS.
Mer om koblinger til kalendere og systemer: integrasjoner · personvern: GDPR
Ofte stilte spørsmål
Gir den virtuelle resepsjonisten juridiske råd?
Nei. Den tar imot henvendelsen, stiller spørsmålene dere har bestemt og booker en samtale med advokaten. Juridiske vurderinger gjør bare advokatene.
Hvordan behandles opplysningene klienten gir?
Dere bestemmer hvilke opplysninger resepsjonisten skal be om – ofte holder det med navn, kontaktinformasjon og en kort beskrivelse. Hvordan personopplysninger behandles, står på GDPR-siden.
Kan den sjekke interessekonflikt?
Den kan notere navnet på motparten, slik at dere kan gjøre konfliktsjekken før første samtale. Selve kontrollen gjør dere.
Hva skjer med hastesaker?
Saker med korte frister, eller for eksempel en pågripelse, settes rett over til advokaten som har vakt – eller merkes som hastesak, slik dere ønsker.
Beholder vi telefonnummeret vi har i dag?
Ja. Vanligvis settes det opp viderekobling fra nummeret dere allerede har – for eksempel når linjen er opptatt, etter noen ring eller utenom åpningstid.
Ingen ny klient skal havne på en telefonsvarer
Book en demo og se hvordan resepsjonisten tar imot henvendelser til advokatfirmaet ditt.