Mekanikeren ligger under bilen – telefonen blir likevel besvart
På verkstedet har ingen rene hender når telefonen ringer. Den virtuelle resepsjonisten booker service, EU-kontroll og dekkskift, tar imot spørsmål om når bilen er ferdig og setter det som haster over til dere.
- Svarer døgnet rundt
- 35+ språk
- Behold nummeret dere har i dag
Hvorfor telefonen er en utfordring på verkstedet
Dekkskiftsesongen
Når den første snøen kommer eller våren melder seg, vil alle bytte dekk samtidig. Telefonen er opptatt i ukevis.
Hendene er opptatt
Mekanikeren kan ikke legge fra seg verktøyet midt i en reparasjon for å ta telefonen.
«Er bilen ferdig?»
Kunder som ringer for å høre status, tar tid fra både mekaniker og kontor.
Frist for EU-kontroll
Kunder som har fått varsel om EU-kontroll, vil ha time før fristen går ut – og ringer gjerne utenom åpningstid.
Dette tar den virtuelle resepsjonisten seg av
- Booker timer til service, reparasjon og EU-kontroll
- Setter opp dekkskift og tar imot bestillinger til dekkhotell
- Noterer bilmerke, modell og registreringsnummer
- Tar imot beskrivelse av feil og lyder til mekanikeren
- Svarer på spørsmål om priser, åpningstider og lånebil
- Gir beskjed videre når kunden vil vite status
- Setter hastesaker, som bil som ikke starter, over til dere
- Snakker med kundene på deres eget språk
Slik kan samtalene høres ut
Eksempler på situasjoner resepsjonisten håndterer etter reglene dere har bestemt.
Dekkskift før snøen
«Jeg må bytte til vinterdekk. Har dere tid neste uke? Dekkene står på dekkhotellet hos dere.»
Finner ledig tid i kalenderen, noterer registreringsnummeret og at dekkene står på hotellet, og booker timen.
Kunden får bekreftelse på SMS, og dere kan ha dekkene klare.
Varsel om EU-kontroll
«Jeg har fått varsel om EU-kontroll. Hva koster det, og når kan jeg komme?»
Oppgir pris etter prislisten deres, forklarer hvordan dere gjør det hvis noe må utbedres, og booker time.
Timen ligger i kalenderen med bilens opplysninger.
Skrapelyd fra bremsene
«Det kommer en skrapelyd når jeg bremser. Er det farlig å kjøre?»
Gjør ingen teknisk vurdering, men noterer beskrivelsen, sier at en mekaniker bør se på bilen, og finner første ledige time – eller setter samtalen over hvis dere ønsker det.
Mekanikeren vet hva det gjelder før bilen kommer inn.
Slik fungerer det i praksis
Timeboka fylles av seg selv
Fungerer med kalendere som Google Calendar, Outlook 365 og Microsoft Bookings.
Kjenner bilen før den kommer
Registreringsnummer, modell og beskrivelse av problemet noteres i hver samtale.
Bekreftelse på SMS
Kunden får bekreftelse og påminnelse om timen på SMS eller WhatsApp.
Det som haster, går først
Stopp langs veien eller rødt varsellys? Samtalen settes rett over til dere.
Mer om koblinger til kalendere og systemer: integrasjoner · personvern: GDPR
Ofte stilte spørsmål
Klarer den dekkskiftsesongen?
Ja. Den svarer på flere samtaler samtidig, så ingen møter opptattsignal – heller ikke den uka alle skal bytte dekk.
Gir den tekniske råd om feil på bilen?
Nei. Den noterer det kunden beskriver og sender det til mekanikeren. Vurderingen gjør fagfolkene deres.
Kan den svare på spørsmål om priser?
Ja, ut fra prislisten dere gir – for eksempel for EU-kontroll, dekkskift og dekkhotell. Det dere ikke vil at den skal oppgi, sier den ikke noe om.
Passer det også for en bilforhandler?
Ja. Den kan booke prøvekjøring, ta imot spørsmål om biler til salgs og sette samtalen over til riktig selger.
Beholder vi telefonnummeret vi har i dag?
Ja. Vanligvis settes det opp viderekobling fra nummeret dere allerede har – for eksempel når linjen er opptatt, etter noen ring eller utenom åpningstid.
Ingen kunde skal stå i telefonkø i dekksesongen
Book en demo og se hvordan resepsjonisten tar telefonen for verkstedet ditt.